Foire aux questions

Qu’est-ce que le CanRAC?

Le Consortium canadien d'agrément des programmes de résidence (CanRAC) regroupe le Collège des médecins du Québec (CMQ), le Collège des médecins de famille du Canada (CMFQ) et le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (Collège royal). En collaboration avec d’autres intervenants du domaine de l’agrément des programmes de résidence, les partenaires du CanRAC ont dirigé et facilité le développement du CanERA.

Qu’est-ce que le CanERA?

CanERA (Excellence dans l'agrément canadien des programmes de résidence) désigne le nouveau système conjoint d’agrément des programmes de résidence, qui présente les 10 caractéristiques clés suivantes :

  1. Nouvelles normes pour les institutions et les programmes et nouveau cadre d’évaluation fondés sur des indicateurs de haut niveau et les résultats;
  2. Cycle d’agrément plus continu, avec des visites d’agrément régulières tous les huit ans, appuyé par de nouvelles sources d’information permettant d’assurer l’évaluation continue ainsi que l’assurance et l’amélioration de la qualité (intégration des données);
  3. Processus d’examen des institutions amélioré et prise de décision conjointe concernant l’agrément;
  4. Introduction d’un système informatique de gestion de l’agrément (SGA), accompagné d’outils visant à favoriser l’amélioration de la qualité;
  5. Importance accrue accordée à l’autoévaluation et à l’amélioration continue;
  6. Processus d’évaluation sur place amélioré comprenant de nouvelles techniques telles que les méthodologies par traceurs;
  7. Accent accru sur la qualité et la sécurité des milieux d’apprentissage;
  8. Nouvelles catégories de décisions et recours à des outils permettant de rationaliser le processus décisionnel et d’en améliorer la cohérence;
  9. Outils visant à identifier et à mettre en commun les innovations et les pratiques directrices, y compris les pratiques « exemplaires » figurant dans les normes;
  10. Approche systématique en matière d’évaluation, de recherche et d’amélioration continue du système.

Pourquoi apportons-nous des changements à l’agrément?

En 2012, les vice-doyens aux études postdoctorales des facultés de médecine canadiennes ont pris part à des groupes de discussion et à des entrevues portant sur le système d’agrément et ont indiqué que des changements s’imposaient. Plus de la moitié des vice-doyens étaient d’avis que des changements importants s’avéraient nécessaires. Les atouts et les défis du système actuel énumérés dans le cadre du processus ont par la suite été confirmés par d’autres intervenants du domaine de l’agrément des programmes de résidence. C’est pourquoi, en 2013, après avoir examiné les atouts et les défis mentionnés lors des consultations et envisagé les possibilités de changement, le CanRAC a commencé à former le CanERA.

Quand puis-je m’attendre à voir des changements?

Le déploiement du CanERA inclut des essais de prototypes réalisés en plusieurs phases avant la mise en œuvre intégrale, qui est prévue pour le 1er juillet 2019. Il importe de noter qu’avant cette date, le nouveau système d’agrément (CanERA) ne s’appliquera qu’aux visites d’agrément régulières menées dans les universités qui participeront aux essais du prototype 3 (Dalhousie et McGill). Donc, avant le 1er juillet 2019, le CanERA ne s’appliquera à aucune autre visite d’agrément, comme celles visant les programmes hors cycle (c.-à-d., les révisions internes obligatoires, les révisions externes et les rapports d’étape), ou demande d’agrément. À compter du 1er juillet 2019, le CanERA s’appliquera à l’ensemble des universités et programmes de résidence.

Calendrier de mise en œuvre du CanERA

When will my university or program be affected? When will my university or program be affected?

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section Comment et quand serai-je touché par ces changements?

Quels intervenants a-t-on consultés?

Depuis le début, l’élaboration du CanERA s’est faite selon une démarche de collaboration dans le but de garantir la mise en place d’un système d’agrément axé sur les indicateurs de qualité de la formation des résidents, tout en tenant compte de la nécessité d’améliorer la clarté des attentes et l’efficacité des processus pour réduire le fardeau inutile imposé aux programmes de résidence et aux bureaux des études postdoctorales.

Les efforts concertés ont commencé par l’établissement d’un partenariat entre les trois collèges pour former le CanRAC, puis, peu de temps après, plusieurs groupes de travail et comités se sont ajoutés : le Comité d’élaboration et d’intégration des normes, six groupes de travail sur l’élaboration des normes, le Comité consultatif sur le processus d’agrément et le Groupe de travail conjoint sur la participation des résidents au processus d’agrément. Les groupes de travail et comités sont composés de représentants de divers groupes d’intervenants, soit les résidents, les associations de résidents, les vice-doyens aux études postdoctorales, les gestionnaires aux études postdoctorales, les directeurs de programme, les enseignants, les administrateurs de programme, la Fédération des ordres des médecins du Canada, le CMFC, le CMQ et le Collège royal.

De plus, des consultations nationales ont été menées au moyen d’un sondage en ligne, de novembre 2016 à février 2017, afin d’obtenir la rétroaction des intervenants au sujet des normes provisoires et des composantes du processus proposées pour le CanERA. Au total, 231 intervenants parmi plus de 1400 invités (résidents, vice-doyens aux études postdoctorales, directeurs de programme, membres des comités de l’agrément des programmes de résidence et présidents des comités de spécialité) ont répondu au sondage. Les commentaires recueillis ont été passés en revue par le CanRAC et les divers groupes de travail concernés et ont été pris en considération durant l’élaboration subséquente du nouveau système d’agrément.

Le CanRAC a également tenu la quatrième édition du Sommet conjoint sur l’agrément, le 7 juin 2017. Des dirigeants, des employés et des membres des comités de l’agrément des trois collèges, ainsi que des vice-doyens aux études postdoctorales (ou leurs représentants respectifs du bureau de la formation médicale postdoctorale), des membres du Comité consultatif sur le processus d’agrément (CCPA) et du Comité d’élaboration et d’intégration des normes, ainsi que des employés et des représentants de Médecins résidents du Canada (MRC) et de la Fédération des médecins résidents du Québec (FMRQ) ont été invités à participer à ce sommet. Ce fut une journée riche en discussions, durant laquelle les participants se sont montrés très favorables à la mise en place du nouveau système d’agrément et conscients des besoins en matière de formation, d'outils et de soutien pour faciliter la transition de tous les intervenants.

À partir de maintenant, le CanRAC poursuivra ses travaux avec les principaux intervenants, en fournissant régulièrement des mises à jour, en sollicitant leur rétroaction et en offrant de la formation et de l’aide générale et personnalisée.

Quels sont les changements apportés aux Normes générales d’agrément?

Les nouvelles Normes générales d’agrément à l’intention des institutions offrant des programmes de résidence et Normes générales d’agrément des programmes de résidence sont deux composantes clé du CanERA. Comparativement aux normes générales actuelles, les nouvelles normes mettent davantage l’accent sur les résultats (« montrez-moi que cela fonctionne »), ce qui permet une certaine souplesse; rendent les attentes plus claires, y compris celles ayant trait aux renseignements qui doivent figurer dans le système de gestion de l’agrément (SGA); rappellent l’importance du milieu d’apprentissage et de l’amélioration continue; et s’adaptent à la fois aux modèles de formation basés sur la durée et à ceux basés sur l’approche par compétences. Les nouvelles normes sont aussi rédigées à partir d’un nouveau cadre d’organisation des normes. Soulignons toutefois que, malgré les changements apportés, un programme demeure un programme. Bien que les attentes évoluent en fonction des améliorations énumérées précédemment, les attentes fondamentales d’un programme de résidence demeurent les mêmes (p. ex., programme éducatif approprié, système d’évaluation, structure appropriée pour assurer la supervision de la formation des résidents).

Quels changements ont été apportés aux normes d’agrément propres à la discipline (c.-à-d., le Livre rouge du CMFC et les normes spécifiques d’agrément de chaque discipline du Collège royal)?

En ce qui concerne les programmes de médecine familiale, le CMFC mène actuellement une consultation sur l’ébauche de nouvelles normes d’agrément des programmes de médecine familiale. Ces normes intègrent les nouvelles Normes générales d’agrément des programmes de résidence, en plus des attentes propres à la discipline; le document remplacera le Livre rouge utilisé actuellement. La version définitive, qui sera complétée au terme du processus de consultation nationale en cours, entrera en vigueur pour les essais du prototype 3, et elle s’appliquera à tous les programmes de médecine familiale à compter du 1er juillet 2019.

Quant aux disciplines du Collège royal, en prévision du prototype 3 et de la mise en œuvre intégrale, le Collège royal travaille à convertir les normes d’agrément existantes de chaque discipline à un modèle adapté aux nouvelles Normes générales d’agrément des programmes de résidence, en consultation avec le comité de spécialité concerné. Il importe de noter que la conversion ne vise pas à maintenir les attentes telles qu’elles sont définies dans les normes spécifiques d’agrément en vigueur actuellement, mais plutôt à les transposer dans un format et une présentation conformes aux nouvelles normes générales. Les modifications qui viseraient à changer l’intention des normes actuelles (p. ex., « relever la barre ») pourront être apportées lors de la rédaction de la prochaine version des normes, avec l’accord du comité de spécialité de la discipline, qui pourrait avoir lieu dans le cadre de la préparation des nouvelles normes associées à la transition vers La compétence par conception ou encore lors d’une mise à jour distincte, qui ne s’appliquerait toutefois qu’aux révisions d’agrément effectuées après le prototype 3.

En quoi consistent les suivis aux deux ans? Les bureaux des études postdoctorales ou les programmes de résidence doivent-ils répondre à des attentes particulières tous les deux ans?

Le nouveau cycle d’agrément progressif comprend un processus de révision externe rigoureux pour les institutions et les programmes qui ont besoin d’un suivi entre les visites d’agrément régulières. Ce processus prévoit des révisions externes planifiées à partir d’intervalles prévisibles de deux ans. Les révisions externes qui visent une institution ou le programme d’une institution donnée sont regroupées pour faire l’objet d’une seule visite, qui a lieu tous les deux ans et qui est menée par une équipe de visiteurs d’agrément (en nombre proportionnel aux révisions à réaliser). L’équipe de visiteurs peut aussi examiner ou valider les rapports des résultats du plan d’action (RRPA) exigés, qui sont à remettre lors de cette visite biennale.

Comment fonctionne le nouveau système d’agrément pour les programmes ayant fait la transition vers l’approche par compétences en formation médicale dans le cadre du Cursus Triple C du CMFC ou de La compétence par conception?

Avec l’arrivée de La compétence par conception (CPC) ainsi que du Cursus Triple C du CMFC et compte tenu de la rétroaction obtenue auprès de vice-doyens aux études postdoctorales et d’autres intervenants, le CanRAC est convaincu que la formation fondée sur les résultats mérite un système d’agrément qui repose également sur les résultats. Les processus et normes d’agrément du nouveau système conjoint favoriseront :

  • l’alignement de l’agrément et de la conception des programmes d’études, qu’il s’agisse du Cursus Triple C, des programmes fondés sur la CPC ou de CanMEDS 2015/CanMEDS-MF;
  • l’uniformisation avec le continuum de formation et les recommandations du projet L’avenir de l’éducation médicale au Canada – volet postdoctoral;
  • un accent accru sur les résultats, malgré le maintien de marqueurs de qualité essentiels visant les programmes et les institutions.

Alors que le déploiement de la CPC s’effectue par discipline, le nouveau système d’agrément est mis en œuvre par université, afin d’assurer que les écoles et facultés de médecine, les collèges de médecins et les équipes de visiteurs n’aient pas à appliquer simultanément deux systèmes d’agrément différents.

Comme la transition vers l’approche par compétences en formation médicale pour les programmes du Collège royal par le truchement de la CPC prendra plusieurs années, les nouvelles normes générales d’agrément ont été élaborées de façon à s’appliquer tant aux cohortes de la CPC qu’aux programmes traditionnels; le Cursus Triple C ainsi que les programmes fondés ou non sur la CPC seront tous soumis aux mêmes normes générales d'agrément.

Étant donné un précédent aux trois collèges, les programmes seront évalués selon les normes propres aux diverses spécialités qui étaient en vigueur au moment où l’institution a amorcé sa préparation en vue de l’agrément, c’est-à-dire environ un an avant la visite d’agrément sur place. Par conséquent, les programmes qui auront fait la transition vers le modèle axé sur l’approche par compétences un an avant une visite d’agrément sur place seront évalués à partir de la nouvelle série de documents fondés sur les compétences, dont les normes propres aux disciplines. Puisque ces programmes incluront à la fois des résidents ayant commencé leur formation avant et après le passage à la CPC, le processus d’agrément assurera l’évaluation du programme dans son ensemble par la collecte de renseignements supplémentaires, tels que : 1) les principales différences pour les résidents du programme avant la transition vers la CPC et du programme après la transition, 2) les mesures prises pour s’assurer qu’aucun résident n’est désavantagé pendant la transition du programme vers la CPC, et 3) les moyens utilisés pour faire bénéficier les résidents ayant entrepris le programme avant la transition vers la CPC des innovations et des pratiques découlant de la mise en œuvre de la CPC. On prévoit que toutes les disciplines auront effectué la transition vers la CPC d’ici 2024.

En quoi consiste l’intégration des données et comment se déroulera-t-elle?

L’intégration des données désigne l’introduction de nouvelles sources d’information sur la qualité pour l’institution et le programme qui seront générées de façon régulière, pas nécessairement dans le contexte d’une révision ou visite d’agrément précise. Il a été proposé que l’introduction des sources de données se fasse par étapes et que des consultations, des essais et des évaluations aient lieu avant d’envisager le passage aux étapes suivantes. Ainsi, l’intégration des données se fera progressivement au cours du prochain cycle d’agrément, après la mise en œuvre intégrale de la réforme de l’agrément (prévue pour 2019). Pour le prototype 3, l’intégration des données sera minime et consistera en la diffusion initiale d’un sondage annuel auprès de résidents et d’enseignants dont les données seront associées aux nouvelles normes. Ultimement, on prévoit que les données seront intégrées au système de gestion de l’agrément et qu’elles seront disponibles sous forme agrégée seulement.

À quel moment les collèges interviendront-ils en raison de l’intégration des données?

Les préoccupations relevées pour la première fois par le biais de sources de données seront gérées par les programmes de résidence dans le cadre du processus d’amélioration continue de la qualité et le bureau des études postdoctorales recevra un avis général lui indiquant de poursuivre la surveillance. Dans les cas où les mêmes préoccupations sont soulevées plus d’une fois, le bureau des études postdoctorales sera tenu de participer au processus d’amélioration continue de la qualité et le programme, de lui remettre un rapport des résultats du plan d’action aux fins d’examen. Si les problèmes persistent après la transmission de deux avis, et que le suivi des mesures à prendre n’est pas assuré conformément à ce qui est indiqué dans le rapport des résultats du plan d’action, le vice-doyen aux études postdoctorales devra rédiger une réponse à l’intention du comité de l’agrément des programmes de résidence concerné. Ce dernier examinera la lettre reçue et déterminera si un suivi additionnel est requis (p. ex., rapport des résultats du plan d’action, révision externe).

À qui appartiendront les données intégrées pour l’agrément des programmes de résidence?

Les données recueillies appartiendront aux utilisateurs des programmes d’études postdoctorales. Par ailleurs, la collecte des données se fera de façon anonyme. Les collèges et les programmes n’auront accès qu’à des données anonymisées; les utilisateurs du CanRAC ne pourront donc accéder à aucune donnée permettant d’identifier une personne.

Quels sont les avantages d’utiliser un système de gestion de l’agrément (SGA)?

La conception et la mise en œuvre d’un SGA sont considérées comme un élément clé de la réforme de l’agrément des programmes de résidence. La mise en place d’un tel système pour appuyer les activités d’agrément vise à rationaliser et à améliorer le processus d’agrément. Pour les bureaux des études postdoctorales et leurs programmes de résidence plus précisément, le SGA fournira les outils nécessaires pour transformer les efforts actuels liés à l’agrément en activités de plus grande valeur et plus avantageuses dans le contexte de la formation des résidents. Plus important encore, le SGA transformera le processus actuel de préparation en vue des activités reliées à l’agrément (p. ex., remplir le questionnaire préparatoire, qui s’avère très laborieux) en un processus de revue des renseignements contenus dans les profils de l’institution et du programme de résidence pour confirmer qu’ils sont à jour. Le SGA servira aussi à appuyer les activités d’amélioration continue du bureau des études postdoctorales et de ses programmes, en fournissant des outils et de nouvelles sources d’information sur la qualité tant au niveau de l’institution que du programme (p. ex., l’autoformation). Ces outils fourniront également des données grâce auxquelles les institutions et les programmes pourront démontrer qu’ils respectent les nouvelles Normes générales d’agrément à l’intention des institutions offrant des programmes de résidence et Normes générales d’agrément des programmes de résidence.

À ce jour, quels travaux ont été entrepris en lien avec le développement du système de gestion de l’agrément?

À l’automne 2013, le CanRAC a commencé à étudier les occasions d’adopter de nouvelles orientations pour l’élaboration des normes et des processus d’un nouveau système conjoint d’agrément des programmes de résidence. Peu de temps après, il a été établi que la conception du SGA était un élément clé de la réforme du système d’agrément. Les partenaires du CanRAC ont donc entrepris d’analyser les exigences opérationnelles. Afin d’obtenir une analyse détaillée de ces dernières et avant de lancer le processus de demande de proposition, un contrat à court terme devait être octroyé.

En 2016, le CanRAC, en collaboration avec l’Association des facultés de médecine du Canada, a préparé une demande de proposition à partir d’un document précisant les exigences opérationnelles courantes tout au long du continuum de l’agrément. Après les présentations des fournisseurs et l’évaluation approfondie des propositions réalisée conjointement par les quatre organisations, un fournisseur a été choisi. Un calendrier détaillé pour la mise en œuvre par étapes du SGA a également été élaboré, et la première étape a été prévue en fonction des échéances établies par le CanRAC pour le déploiement du nouveau processus d’agrément des programmes de résidence.

Au cours du printemps et de l’été 2017, les partenaires du consortium ont collaboré à la mise au point de la première version (1.0) avec le fournisseur du SGA afin d’appuyer les essais des prototypes 2 et 3. La première version comprendra des fonctionnalités importantes pour les essais des prototypes; on prévoit que les versions ultérieures seront fournies à toutes les universités avec l’accès au SGA le 1er juillet 2018. Les modifications au SGA reflèteront la rétroaction obtenue lors des essais internes, externes et des différentes étapes, ainsi que les développements prévus.

Demandera-t-on aux bureaux des études postdoctorales d’assumer une partie des coûts associés à l’élaboration du système de gestion de l’agrément?

Les bureaux des études postdoctorales ne devront pas contribuer aux coûts associés à l’élaboration du SGA (p. ex., développement du logiciel, licence). On sait toutefois que l’adoption du SGA et les mesures de transition auront une certaine incidence sur les bureaux des études postdoctorales et leurs programmes de résidence. Dans le but de mieux comprendre l’ampleur des répercussions qui se feront sentir, nous entreprendrons une analyse de l’incidence initiale et future sur la charge de travail, commençant par les essais associés à la mise en œuvre des prototypes.

16. Quel soutien sera offert aux bureaux des études postdoctorales et aux programmes de résidence en ce qui a trait à la mise en place du CanERA, y compris le système de gestion de l’agrément?

Comme le CanERA est nouveau, le CanRAC fournira à toutes les universités une formation qui portera entre autres sur l’utilisation du SGA (p. ex., comment s’y retrouver dans le système, comment télécharger de l’information).

Pour le prototype 3, qui consiste à tester toutes les composantes de la réforme, la planification de la formation et du soutien dont auront besoin les universités est déjà en cours, notamment sous la forme de communications régulières, de formations sur le SGA et de visites préparatoires additionnelles. Le CanRAC fournira aussi l’accès à un soutien technique accessible en tout temps pour répondre aux questions qui pourraient surgir.

Par ailleurs, bien que l’intention du SGA soit de réduire le fardeau administratif associé à la préparation en vue des visites d’agrément afin de recentrer ces efforts sur des activités de plus grande valeur, il faudra un certain temps au début pour effectuer le téléchargement initial de la documentation et des renseignements dans le profil de l’institution/du programme. Pour faciliter cette tâche, le CanRAC se chargera de télécharger tous les renseignements du profil de base qui sont disponibles (p. ex., le nom du programme, la dernière date d’agrément, la décision, le nom du directeur de programme, le nom des administrateurs de programme, l’information sur l’entente d’affiliation interinstitutionnelle, les points à améliorer recensés précédemment). Les bureaux des études postdoctorales et les programmes de résidence seront toutefois responsables du téléchargement initial ainsi que de la maintenance et de la mise à jour de tous les autres renseignements et documents requis dans les profils de l’institution et du programme du SGA.

Le système de gestion de l’agrément a été conçu pour être convivial, et une attention particulière est portée à l’équilibre nécessaire entre la quantité de renseignements qui sont requis pour déterminer si les exigences d’agrément sont respectées et le besoin d’assurer que la collecte et la maintenance continue de ces renseignements ne constituent pas un fardeau trop lourd. À cette fin, le CanRAC évaluera ces aspects du SGA, y compris les commentaires provenant des utilisateurs. De plus, bon nombre d’intervenants participent ou participeront aux essais du SGA tout au long de son élaboration.